Con la "Procedura Vendite" si intende l'insieme di eventi, azioni ed informazioni che riguardano il rapporto commerciale tra l'azienda ed il mondo esterno. Comprende tutte le funzioni atte a gestire i fatti relativi alla spedizione di materiale e prodotti, a diversi titoli.
E' consentita sia la gestione reale del rapporto di vendita a clienti sia altre forme di vendita ed anche forme diverse di uscita di materiali.
La procedura è suddivisibile in:
- Amministrazione ordini, Spedizione,Fatturazione, Statistiche
- Provvigioni.
Il MAGAZZINO è un prerequisito.
Le funzioni di tipo anagrafico sono completamenti delle informazioni relative ai clienti, che BM_one permette di gestire per migliorare il processo di lavoro dell'ufficio vendite: codifiche esterne, rete commerciale, listini.
Nella gestione degli ordini di vendita è possibile verificare, mediante opportune parametrizzazioni, scegliendo le informazioni da controllare e il relativo livello di autorizzazione, che le condizioni commerciali inserite nell'ordine rispecchino lo standard definito nell'anagrafica del cliente; se non c'è questa corrispondenza, il documento deve essere confermato per poter essere successivamente evaso. E' attiva la gestione dei preordini per definire la parte amministrativa della vendita e la gestione delle disposizioni di consegna per la parte gestionale. A fronte di una riga di preordine, consente di inserire più righe di consegna per articoli gestiti con la variante di vendita. E' prevista la gestione di accessori compresi nel prezzo.
La spedizione può essere programmata con diverse modalità:
- accantonamento della merce con successiva emissione bolle
- emissione diretta delle bolle da ordine
- con la gestione degli ordini di carico per gli articoli a matricola: definizione dei giri di spedizione, accantonamento merce ed emissione batch delle bolle a fronte di ordine di carico.
La fatturazione può essere : differita, TP, o digitata ( per accrediti o addebiti). Per quest'ultimo tipo, c'è la possibilità di emettere un documento copiandone uno per "storno", invertendo le righe valore; è inoltre attiva la possibilità di emissione della fattura proforma.
La registrazione delle fatture/addebiti/accrediti in contabilità è effettuata con programmi di interfaccia ad hoc, in dipendenza del pacchetto contabile prescelto. Le statistiche di vendita sono facilmente ottenibili con sistemi di Data Ware House da un archivio messo a disposizione da un programma che registra tutte le informazioni di dettaglio della fattura, esplodendo anche tutti i livelli delle strutture del cliente e dei prodotti.
Anche per il modulo vendite è possibile inserire un documento copiandolo da un altro.

La funzione consente di emettere una bolla di spedizione specificando oltre alle informazioni necessarie all'aggiornamento della giacenza (non è ammessa la gestione della giacenza negativa), tutti gli attributi commerciali (anche quelli previsti nelle vendite con omaggi ed iniziative promozionali) che sono indispensabili per emettere successivamente la fattura.

Permette di calcolare l'IVA con l'aliquota attribuita agli oggetti che formano il ‘composto da’. Consente la personalizzazione della stampa dei documenti evidenziandone i componenti. E' considerata nelle funzioni: Registri di commercializzazione e Contrassegni IVA. La composizione del ‘composto da’ è gestita in un apposito archivio.
E' prerequisito il modulo omaggi ed iniziative promozionali e la funzione gestione della distinta base del modulo ARCHIVI TECNICI.

Nella gestione degli ordini di vendita (ordini chiusi e disposizioni di consegna) è possibile controllare che le condizioni commerciali inserite rispecchino lo standard definito nell'anagrafica del cliente.
Il controllo è effettuato, per la testata del documento, sulle seguenti condizioni: listino, pagamento, sconto finanziario, sconti extra, divisa, cambio e tipo rapporto IVA; per le righe su: prezzo, sconti e provvigioni.
Quando una o più delle condizioni sopra esposte non corrisponde con quanto specificato in anagrafica, il documento viene inserito con lo stato “da confermare” o “da verificare”; per poter essere successivamente evaso deve essere obbligatoriamente confermato.

La funzione è utilizzata quando si vuole registrare il valore degli sconti in un conto diverso dai ricavi lordi o quando i ricavi di vendita devono essere attribuiti a conti diversi in base alla motivazione della vendita. La definizione dei conti può essere per: azienda o sede operativa; famiglie di soggetti; famiglie di oggetti; raggruppamenti di causali; voci economiche. La ricerca è effettuata in base alla gerarchia scelta dall'utente.

La funzione consente di gestire i registri per deposito (il deposito è una famiglia di magazzini), tenendo separata la merce di proprietà dell'azienda da quella di non proprietà. Quest'ultima deve quindi essere gestita in uno specifico magazzino che avrà un suo deposito; non è indispensabile gestire merce di diversi proprietari in differenti magazzini. La procedura può essere simulata o effettiva; quando è richiesta la stampa definitiva sono aggiornati anche gli archivi contenenti i progressivi.

La gestione fido clienti consiste nel controllare che il valore delle fatture emesse e non ancora pagate più il valore del portafoglio ordini di un cliente non superi una soglia definita nella sua anagrafica; viene anche tenuto sotto controllo l'eventuale scaduto del cliente. Il controllo è attivato sia all'inserimento dell'ordine di vendita che all'emissione della bolla.

La funzione ha lo scopo di riservare il materiale a fronte di ordini emessi per uno specifico giro di spedizione (globalmente o in parte ma con evasione globale per ordine), forzando, su richiesta dell'utente, la giacenza negativa in mancanza di disponibilità, e di numerare i colli contenuti nel foglio di carico generato. Gli ordini che confluiscono possono essere sia di vendita che di campionatura.
E' prerequisito il modulo di estensione Ordini con omaggi ed iniziative promozionali.
Le bolle possono essere emesse solo con la funzione emissione bolle da fogli di carico, che consente l'emissione batch di tutte le bolle di spedizione relative ad uno o più fogli di carico. Per ogni articolo spedito viene scaricata la giacenza e diminuito l'impegnato in corso e quando nei parametri è specificata la gestione del fido, viene aggiornata l'esposizione del cliente.

Nelle spedizioni occorre calcolare quanti imballi vengono inviati con la merce. Gli imballi automatici sono imballi che vengono fatturati al cliente oppure sono inviati in conto deposito. Attualmente vengono gestiti nelle seguenti funzioni:

Nel modulo di estensione Vendite per la Grande Distribuzione:

A parte la prima funzione che è uno standard, le altre quattro funzioni sono con exit routine utente.

Gli ordini di vendita con iniziative promozionali hanno le seguenti particolarità:

La funzione consente di gestire i registri per deposito (il deposito è una famiglia di magazzini), tenendo separata la merce di proprietà dell'azienda da quella di non proprietà. Quest'ultima deve quindi essere gestita in uno specifico magazzino che avrà un suo deposito; non è indispensabile gestire merce di diversi proprietari in differenti magazzini. La procedura può essere simulata o effettiva; quando è richiesta la stampa definitiva, sono aggiornati anche gli archivi contenenti i progressivi.

La funzione consente di registrare il reso da clienti specificando le informazioni necessarie all'aggiornamento della giacenza dei prodotti e tutti gli attributi commerciali, (anche quelli previsti nelle vendite con omaggi ed iniziative promozionali) che sono indispensabili per emettere successivamente l'accredito.

Elabora le bolle di vendita da concessionari (registrate con emissione bolle valorizzate e/o con acquisizione vendite da concessionari) già fatturate e contabilizzate, e memorizza una bolla di entrata per l'emissione della nota di accredito al concessionario. Per la registrazione della bolla di entrata: il legame tra il punto di vendita e il concessionario è gestito con una specifica funzione; il prezzo e gli sconti che gli competono sono ottenuti dai moduli LISTINI e scontistica.

Consente di prenotare la merce a magazzino a fronte di un ordine di vendita interfacciando, con exit routine utente, il sistema di pesatura del cliente. Serve per accantonare la merce per articoli gestiti a doppia unità di misura con la possibilità di specificare la tara.
E' prerequisito il modulo ordini delle vendite per la grande distribuzione.

La selezione sugli ordini accantonati (col modulo prenotazione merci con terminalini ottici) può essere effettuata per giro distributivo, cliente, ordine. Scarica le giacenze di magazzino, ed emette le bolle. La stampa delle bolle è ottenuta con la funzione modifica dati vettore per giro distributivo, che consente di modificare le informazioni accessorie della bolla.

I prezzi possono essere definiti direttamente o ricercati in un listino (modulo LISTINI). Sono gestiti fino ad un massimo di sei sconti di riga più uno sconto merce, specificandoli o ricercandoli nell'archivio scontistica (modulo scontistica). Attivando opportunamente un parametro si ha il controllo sul referenziamento dei prodotti. E' possibile inserire righe omaggio e righe a valore. E' possibile emettere bolle da: magazzino; rappresentante fiscale; concessionario. E registrare le entrate per reso a magazzino o rappresentante fiscale. L'emissione del documento contabile è gestito dal modulo fatturazione per grande distribuzione.

Permette di gestire la giacenza di magazzino nella sua unità di misura interna principale (quella utilizzata per calcolare i costi) e in un'altra unità di misura. Parametrizzando opportunamente il sistema è possibile scegliere per ogni funzione come movimentare le grandezze di magazzino: con entrambe le unità di misura, con la principale, con la secondaria. Le giacenze di magazzino sono gestite a lotti; ogni lotto ha una sua anagrafica.

La selezione sugli ordini accantonati (col modulo prenotazione merci “da bilancia”) può essere effettuata per giro distributivo, cliente, ordine. Scarica le giacenze di magazzino, registra e stampa la fattura accompagnatoria.

I prezzi possono essere definiti direttamente nell'ordine o ricercati in un listino (modulo LISTINI). Sono gestiti fino ad un massimo di sei sconti di riga più uno sconto merce, specificandoli nell'ordine o ricercandoli nell'archivio scontistica (modulo scontistica). Attivando opportunamente un parametro si ha il controllo sul referenziamento dei prodotti. E' possibile inserire righe omaggio e righe a valore. Gli ordini
possono essere evasi con una delle seguenti modalità:
- accantonamento con pesatura (modulo prenotazione merci “da bilancia”) con emissione della fattura accompagnatoria
- accantonamento con terminalini ottici (modulo prenotazione merci con terminalini ottici) ed emissione bolle per giro distributivo e fatturazione per la grande distribuzione.

La funzione consente di registrare in un apposito archivio tutta scontistica da applicare in fattura. Ogni tipologia di sconto ha una sua gerarchia di applicazione. La validità degli sconti è definita per periodi ed è relativa a scaglioni di quantità. Sono
gestiti anche gli “ sconti merce”.

La procedura esamina i documenti contabili con data compresa nel periodo richiesto. La modalità di registrazione dei dati è parametrica e si specifica per punto vendita, personalizzando specifiche exit routine.

La funzione consente di prenotare la merce a magazzino a fronte di un ordine di vendita, con utilizzo di terminalini ottici; e gestisce sia gli EAN CODE 13 che il BARCODE dell'azienda.

La procedura elabora le bolle inviate su supporto magnetico o via internet, dai concessionari ed emette la bolla ricercando i prezzi (modulo LISTINI) e gli sconti (modulo scontistica) che competono al punto di vendita. Se richiesto è attivato anche il controllo sul referenziamento dei prodotti. Le bolle inviate via fax si registrano con la funzione emissione bolle valorizzate da concessionari.