Si intende "Procedura Acquisti" l'insieme delle problematiche aziendali relative alla gestione del rapporto con il fornitore per quanto riguarda la scelta dello stesso, la definizione dei prezzi e gli opportuni contatti operativi che portano alla definizione dell'ordine ed a quanto ne deriva per garantire che lo stesso ordine venga evaso così come concordato.
L'ordine è il documento fondamentale della procedura; esso permette di definire un accordo preciso con il fornitore, di sapere che ad una certa data verrà fornito un bene e/o prestato un servizio, di conoscere le condizioni relative per gestirne le conseguenze amministrative, di accettare il bene al momento della consegna.
La procedura è suddivisibile in:
- Amministrazione Acquisti
- Ricevimento dei materiali
- Controllo fatture e contabilizzazione.
Il MAGAZZINO diventa prerequisito per gestire beni inventariali. Ogni oggetto deve avere un codice preciso che lo identifichi univocamente, ma è possibile gestire anche l'acquisto di articoli non codificati usando dei codici di raggruppamento. La procedura consente di aggiungere oneri accessori di competenza di altri fornitori; ciò permette di controllare anche le fatture dei fornitori di servizi e di ottenere un reale prezzo medio di acquisto. Offre la possibilità di verificare, mediante opportune parametrizzazioni, che le condizioni commerciali definite negli ordini rispecchino quelle standard definite in anagrafica. Come in tutti i moduli di BM_one è possibile inserire un documento copiandolo da un qualsiasi altro documento.

Nella gestione degli ordini di acquisto (ordini chiusi e disposizioni di consegna) è possibile controllare che le condizioni commerciali inserite rispecchino lo standard definito nell'anagrafica del fornitore.
Il controllo è effettuato, per la testata del documento, sulle seguenti condizioni: listino, pagamento, sconto finanziario, sconti extra, divisa, cambio e tipo rapporto IVA; per le righe su: prezzo, sconti.
Quando una o più delle condizioni sopra esposte non corrisponde con quanto specificato in anagrafica, il documento viene inserito con lo stato “da confermare” o “da verificare”; per poter essere successivamente evaso deve essere obbligatoriamente confermato.

La funzione è utilizzata quando i costi devono essere imputati a conti diversi in base alla motivazione dell'acquisto. La definizione dei conti può essere per: azienda o sede operativa; famiglie di soggetti; famiglie di oggetti; raggruppamenti di causali. La ricerca è effettuata in base alla gerarchia scelta dall'utente.